안녕하세요. 희명무역입니다. 중국 소싱 계약 설계란 공급처와 처음 거래를 시작할 때 PI(Proforma Invoice), PO(Purchase Order), 본계약서에 품질 기준·납기 조건·대금 구조·책임 범위를 명시해 분쟁 발생 시 대응 기준을 확보하는 일련의 서류 설계 작업을 말합니다. 이우시장이나 1688에서 공급처를 발굴한 뒤 위챗 대화와 구두 합의만으로 발주를 진행하는 경우가 많습니다. 납기가 밀리거나 품질이 달라졌을 때 협의 기준이 없는 이유입니다. 서류는 분쟁을 예방하는 도구가 아니라 거래 조건을 양쪽이 같은 기준으로 이해하고 있다는 확인 수단입니다.

PI(Proforma Invoice)는 공급처가 발행하는 견적형 송장으로 본계약 전에 거래 조건을 확인하는 문서입니다. PI에 들어가야 하는 핵심 항목은 품목명·모델번호·수량·단가·통화·인코텀즈 조건·납기 기산일·결제 조건·포장 단위입니다. 납기 기산일이 실무에서 가장 자주 빠집니다. "납기 30일"이라고 적혀 있어도 기산일이 샘플 승인일인지, 계약금 입금일인지, 포장 승인일인지에 따라 실제 출고일이 달라집니다. 기산일이 없으면 납기 지연 분쟁에서 양측이 다른 날짜를 기준으로 이야기하게 됩니다. 

인코텀즈 조건도 PI에 명시해야 합니다. EXW(공장 인도)와 FOB(본선 인도)는 위험 이전 시점과 비용 부담 구간이 완전히 다릅니다. EXW라면 중국 내륙 운송부터 셀러 부담이 되고, FOB라면 선적 이후가 셀러 부담입니다. 이 조건이 빠진 PI로 발주하면 총원가 계산이 처음부터 틀어집니다.

PO(Purchase Order)는 셀러가 공급처에 발행하는 공식 발주서로, PI 조건을 셀러 측에서 확인하고 발주 의사를 서면으로 표시하는 문서입니다. PO에는 PI 항목 외에 품질 기준 문서 참조(Product Spec Sheet 파일명), 골든 샘플 번호, 허용 불량률 기준, 선적 전 QC 요청 여부, 원산지 표기 방식, 포장 라벨 규격이 추가로 들어가야 합니다. 

PO에 "같은 스펙으로"라는 문구만 넣으면 담당자가 바뀌거나 하청 공장이 개입될 때 품질 기준이 사라집니다. 공급처가 샘플은 직접 만들고 본발주는 외부 공장에 넘기는 패턴이 품질 편차의 주요 원인 중 하나입니다. 허용 불량률은 수치로 명시해야 합니다. AQL(Acceptable Quality Limit) 기준이나 "불량률 2% 이하"처럼 숫자가 들어가야 클레임 시 판단 근거가 됩니다. "불량 없음"처럼 추상적인 표현은 공급처와 셀러의 기준이 달라서 분쟁의 시작점이 됩니다.

본계약서에서 빠지기 쉬운 조항은 하청 금지, 금형 소유권, 지식재산권 귀속, 비밀유지입니다. 하청 금지 조항은 샘플과 본생산의 처리 주체가 달라지는 경우를 차단하기 위한 장치입니다. 금형 소유권은 OEM 진입 단계에서 중요합니다. 소형 금형 기준 제작 비용이 600~800달러에서 시작하는데, 소유권이 계약서에 없으면 공급처를 바꾸려는 시점에 금형이 묶여버리는 상황이 생깁니다. 

금형 비용 부담 주체와 생산 종료 후 반환 절차를 서면에 남겨두는 것이 맞습니다. 지식재산권 귀속은 디자인·로고·패키지를 셀러가 제공한 경우 그 권리가 셀러에게 있음을 명시해야 합니다. 비밀유지 조항은 공급처가 동일 디자인을 다른 바이어에게 판매하는 것을 막는 최소한의 장치입니다.

계좌 정보도 본계약서 별첨으로 고정해두는 것이 좋습니다. 수취 계좌(은행명·계좌번호·수취인 명의)를 계약서에 못박아두면, 이후 위챗이나 이메일로 계좌 변경 요청이 올 때 기준점이 생깁니다. 변경이 필요하면 반드시 계약서 수정 절차를 거치게 하는 구조가 BEC(Business Email Compromise) 사기를 막는 실질적인 장치입니다. 분쟁 발생 시 준거법과 관할은 홍콩 중재나 CIETAC(중국국제경제무역중재위원회) 조항이 실무에서 자주 선택됩니다. 

거래 금액이 작은 경우에는 본계약서보다 PI와 PO의 완성도를 먼저 높이는 쪽이 현실적입니다. 조건이 정확하게 맞춰진 PI와 PO는 분쟁 발생 빈도 자체를 낮춥니다. 희명무역은 이우시장 현지 영업집조 법인을 통해 공급처 발굴, PI·PO 서류 검토, 선적 전 현장 검수, 통관까지 직접 처리합니다. 이상 글을 마칩니다. 감사합니다. 

희명무역 드림. 

* 참고할만한 인사이트 칼럼링크 바로가기 : 중국사입 소싱 단계별 비용 구조와 손익분기 설계